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Errores comunes con el tratamiento de los datos en una empresa

Es cierto que los ordenadores han facilitado la vida a las empresas, y al ser humano, hoy en día es casi imposible concebir una empresa sin un ordenador, y ni siquiera hay ya costumbre de tener una enciclopedia a mano, pudiendo disponer de Google o de Wikipedia donde hay gran cantidad de información, aunque haya a veces que filtrarla, pero bueno, está claro que la evolución de la informática y de la electrónica ha sido espectacular en los últimos años.

Bueno, pues a pesar de toda esta evolución, de la mejora de los sistemas informáticos, la electrónica sigue siendo electrónica, y sigue fallando a veces, y los humanos seguimos siendo animales de costumbres, vamos a repasar algunos de los fallos más comunes en las empresas y en la vida personal:

• No hacer copias de seguridad (Backup).

Yo diría que es uno de los errores más comunes de las empresas, a pesar de la importancia de los datos que se suelen almacenar en los ordenadores, no hay costumbre de hacer un buen backup o copia de seguridad de los mismos, acercando a nuestras empresas a un gran problema en caso de un fallo en el disco duro, y no nos engañemos, esto es algo que puede pasar con relativa frecuencia, bien por fallo físico del disco duro (se estropee, o bien tenga algún defecto de fábrica, etc.) o por un fallo lógico del mismo (error del sistema operativo, fallo de grabación del archivo por alguna estrategia del sistema, como el grabado retrasado en caché, etc.).

Mi recomendación es siempre disponer de un sistema de copia de seguridad de los datos más importantes, y si no deseamos que sea un sistema fijo, puede ser un sistema en la nube, donde una aplicación se encargue de realizar copias de seguridad continuamente como pueden ser Dropbox o Adrive. Disponen de una versión de prueba para que decidas si utilizar los servicios, a partir de una cierta cantidad de datos hay que plantearse un pago mensual o anual, pero no es mucho frente a la posibilidad de perder la información que mueve nuestra empresa o nuestra vida. Además, tienen como ventaja adicional la sincronización entre varios equipos, lo que nos permite trabajar desde casa como si estuvieramos frente a nuestro equipo de la oficina.

• No asegurarse de que la información esté sincronizada.

Hoy en día no es raro usar varios ordenadores, y hay muchas posibilidades de tener que hacer modificaciones de última hora en diferentes partes de un archivo mientras que no se está conectado a la red de la oficina, por lo que es normal que existan diferentes versiones de un mismo archivo con pequeñas modificaciones, y que no se sepa cual es la última versión a utilizar. Las soluciones que hemos comentado para los problemas de backup pueden ayudarnos con esta tarea.

• Nombres genéricos en los archivos.

Puede parecer broma, pero uno de los nombres más comunes en los ordenadores es "Sin nombre" o "Temp" y uno que tiene muchos adeptos es "Ejemplo", y que si bien son nombres totalmente válidos, luego no facilitan mucho el poder encontrar las cosas. Normalmente no hay definida en las empresas una política de nombre de archivos, que puede ser importante, así como una de estructura de directorios.

Mi recomendación es partir de una estructura de directorios o carpetas sencilla, con un número primero para establecer la importancia, pues al ordenar por nombre se ordenarán por ese número primero (0. Importante, 1. Contabilidad, 2. Facturación, 3. Presupuestos, 4. Marketing, etc.).

Para los nombres de archivo, lo mejor es poner la fecha del documento en formato inverso, y luego una serie de características que nos determinen a qué área pertenece:

20110904-Blog-Artículo sobre tratamiento de datos en empresas.doc

Hay que ser lo más estricto posible en este tema, pues nos facilitará mucho el encontrar el documento que se necesitaba.

• Nombres de archivos de internet.

Muchas veces descargas varias cosas de internet buscando algo en concreto, y no te importa mucho el nombre que pueda tener, pero luego acaba siendo algo importante para ti, pero hay que acordarse de renombrarlo, pues muchos servidores protegen los archivos asignándoles nombres indescifrables sobre el contenido, y eso mismo nos puede pasar a nosotros, que no sepamos cual es el archivo que nos interesaba y haya que volver a revisar todo la carpeta de descargas para encontrarlo, perdiendo mucho tiempo. Hay que guardarlo con el nombre que nos interesa para encontrarlo en otro momento.

• Ya lo grabo al finalizarlo...

Bien, que levante la mano el que no haya perdido alguna vez un archivo o modificación por que le ha fallado el editor de textos o similar. Yo creo que todos nos ha pasado el perder un archivo por un fallo de nuestro editor de textos o por que simplemente se ha ido la luz, tenemos que tener la constancia de grabar el archivo, o sino, hay soluciones que se encargan de guardar copias del archivo automáticamente, aunque no son muy recomendables, pues a veces lo graban sin que queramos expresamente guardarlo y nos estropea algo el trabajo, pero no será nunca tanto como tener que recuperarlo desde el principio.

• Y yo para qué quiero una carpeta de descargas, si tengo el escritorio...

Vaya, lo guardamos todo en el escritorio del ordenador, hay gente que dice que ralentiza los equipos, no creo que sea el gran problema el refresco de la pantalla y de la memoria del equipo para que haga que vaya más lento, más bien se trata de un problema de orden, al igual que en la mesa de nuestro despacho (el escritorio físico) no tenemos todo amontonado y ocupándolo todo, no deberíamos tenerlo así en el ordenador, para eso es mejor establecer una política de directorios y guardar las cosas allí donde le corresponda. No significa que no podamos tener un archivo "temporalmente" en el escritorio, o si no tiene directorio donde ir dejarlo allí no pasa nada, pero hay que intentar ser ordenados en el mundo físico y el informático.

• Si yo tengo mi pen-drive o unidad flash, no me puede pasar nada.

Si no digo yo que no, los pen-drive son una cosa muy útil, y no es raro que hayan ocupado en nuestra vida un lugar importante, pues podemos trasladar mucha información en muy poco espacio. Ese es el problema, que el pequeño espacio que van ocupando cada día hace muy común la pérdida de esas unidades, con la consecuente pérdida de información. Además, que un robo o pérdida de estas unidades puede  hacer que cualquiera lea nuestros documentos más importantes.

Por lo menos sería recomendable tener dos unidades donde grabar la información de días alternos, por si se pierde uno de ellos, no perder demasiados datos, y a ser posible, encriptados por el sistema o por alguna aplicación, que hay varias y gratuitas, que nos permiten encriptar nuestros pen-drive fácilmente en cuestión de segundos.

• Yo me lo mando por correo y sigo en casa.

Esto no está mal, siempre que se tenga la disciplina de guardar las últimas versiones válidas en su sitio, y sobre-escribir archivos antiguos, para no tener varias versiones de un mismo archivo con contenido diferente. Casi mejor intentar configurarnos una VPN que no son ni caras ni complicadas, y nos permite trabajar cómodamente desde casa.

Espero que todo esto al menos te haya hecho pensar en la importancia de las copias de seguridad y de que tener ordenados los archivos para ahorrar tiempo y ser más productivos.