Errores comunes con el tratamiento de los datos en una empresa
Es cierto que los ordenadores han facilitado la vida a las empresas, y al ser humano, hoy en día es casi imposible concebir una empresa sin un ordenador, y ni siquiera hay ya costumbre de tener una enciclopedia a mano, pudiendo disponer de Google o de Wikipedia donde hay gran cantidad de información, aunque haya a veces que filtrarla, pero bueno, está claro que la evolución de la informática y de la electrónica ha sido espectacular en los últimos años.
Bueno, pues a pesar de toda esta evolución, de la mejora de los sistemas informáticos, la electrónica sigue siendo electrónica, y sigue fallando a veces, y los humanos seguimos siendo animales de costumbres, vamos a repasar algunos de los fallos más comunes en las empresas y en la vida personal:
- No hacer copias de seguridad (Backup).
Yo diría que es uno de los errores más comunes de las empresas, a pesar de la importancia de los datos que se suelen almacenar en los ordenadores, no hay costumbre de hacer un buen backup o copia de seguridad de los mismos, acercando a nuestras empresas a un gran problema en caso de un fallo en el disco duro, y no nos engañemos, esto es algo que puede pasar con relativa frecuencia, bien por fallo físico del disco duro (se estropee, o bien tenga algún defecto de fábrica, etc.) o por un fallo lógico del mismo (error del sistema operativo, fallo de grabación del archivo por alguna estrategia del sistema, como el grabado retrasado en caché, etc.).
Mi recomendación es siempre disponer de un sistema de copia de seguridad de los datos más importantes, y si no deseamos que sea un sistema fijo, puede ser un sistema en la nube, donde una aplicación se encargue de realizar copias de seguridad continuamente como pueden ser Dropbox o Adrive. Disponen de una versión de prueba para que decidas si utilizar los servicios, a partir de una cierta cantidad de datos hay que plantearse un pago mensual o anual, pero no es mucho frente a la posibilidad de perder la información que mueve nuestra empresa o nuestra vida. Además, tienen como ventaja adicional la sincronización entre varios equipos, lo que nos permite trabajar desde casa como si estuvieramos frente a nuestro equipo de la oficina.
- No asegurarse de que la información esté sincronizada.
Hoy en día no es raro usar varios ordenadores, y hay muchas posibilidades de tener que hacer modificaciones de última hora en diferentes partes de un archivo mientras que no se está conectado a la red de la oficina, por lo que es normal que existan diferentes versiones de un mismo archivo con pequeñas modificaciones, y que no se sepa cual es la última versión a utilizar. Las soluciones que hemos comentado para los problemas de backup pueden ayudarnos con esta tarea.
- Nombres genéricos en los archivos.
Puede parecer broma, pero uno de los nombres más comunes en los ordenadores es "Sin nombre" o "Temp" y uno que tiene muchos adeptos es "Ejemplo", y que si bien son nombres totalmente válidos, luego no facilitan mucho el poder encontrar las cosas. Normalmente no hay definida en las empresas una política de nombre de archivos, que puede ser importante, así como una de estructura de directorios.
Mi recomendación es partir de una estructura de directorios o carpetas sencilla, con un número primero para establecer la importancia, pues al ordenar por nombre se ordenarán por ese número primero (0. Importante, 1. Contabilidad, 2. Facturación, 3. Presupuestos, 4. Marketing, etc.).
Para los nombres de archivo, lo mejor es poner la fecha del documento en formato inverso, y luego una serie de características que nos determinen a qué área pertenece:
20110904-Blog-Artículo sobre tratamiento de datos en empresas.doc
Hay que ser lo más estricto posible en este tema, pues nos facilitará mucho el encontrar el documento que se necesitaba.
- Nombres de archivos de internet.
Muchas veces descargas varias cosas de internet buscando algo en concreto, y no te importa mucho el nombre que pueda tener, pero luego acaba siendo algo importante para ti, pero hay que acordarse de renombrarlo, pues muchos servidores protegen los archivos asignándoles nombres indescifrables sobre el contenido, y eso mismo nos puede pasar a nosotros, que no sepamos cual es el archivo que nos interesaba y haya que volver a revisar todo la carpeta de descargas para encontrarlo, perdiendo mucho tiempo. Hay que guardarlo con el nombre que nos interesa para encontrarlo en otro momento.
- Ya lo grabo al finalizarlo...
Bien, que levante la mano el que no haya perdido alguna vez un archivo o modificación por que le ha fallado el editor de textos o similar. Yo creo que todos nos ha pasado el perder un archivo por un fallo de nuestro editor de textos o por que simplemente se ha ido la luz, tenemos que tener la constancia de grabar el archivo, o sino, hay soluciones que se encargan de guardar copias del archivo automáticamente, aunque no son muy recomendables, pues a veces lo graban sin que queramos expresamente guardarlo y nos estropea algo el trabajo, pero no será nunca tanto como tener que recuperarlo desde el principio.
- Y yo para qué quiero una carpeta de descargas, si tengo el escritorio...
Vaya, lo guardamos todo en el escritorio del ordenador, hay gente que dice que ralentiza los equipos, no creo que sea el gran problema el refresco de la pantalla y de la memoria del equipo para que haga que vaya más lento, más bien se trata de un problema de orden, al igual que en la mesa de nuestro despacho (el escritorio físico) no tenemos todo amontonado y ocupándolo todo, no deberíamos tenerlo así en el ordenador, para eso es mejor establecer una política de directorios y guardar las cosas allí donde le corresponda. No significa que no podamos tener un archivo "temporalmente" en el escritorio, o si no tiene directorio donde ir dejarlo allí no pasa nada, pero hay que intentar ser ordenados en el mundo físico y el informático.
- Si yo tengo mi pen-drive o unidad flash, no me puede pasar nada.
Si no digo yo que no, los pen-drive son una cosa muy útil, y no es raro que hayan ocupado en nuestra vida un lugar importante, pues podemos trasladar mucha información en muy poco espacio. Ese es el problema, que el pequeño espacio que van ocupando cada día hace muy común la pérdida de esas unidades, con la consecuente pérdida de información. Además, que un robo o pérdida de estas unidades puede hacer que cualquiera lea nuestros documentos más importantes.
Por lo menos sería recomendable tener dos unidades donde grabar la información de días alternos, por si se pierde uno de ellos, no perder demasiados datos, y a ser posible, encriptados por el sistema o por alguna aplicación, que hay varias y gratuitas, que nos permiten encriptar nuestros pen-drive fácilmente en cuestión de segundos.
- Yo me lo mando por correo y sigo en casa.
Esto no está mal, siempre que se tenga la disciplina de guardar las últimas versiones válidas en su sitio, y sobre-escribir archivos antiguos, para no tener varias versiones de un mismo archivo con contenido diferente. Casi mejor intentar configurarnos una VPN que no son ni caras ni complicadas, y nos permite trabajar cómodamente desde casa.
Espero que todo esto al menos te haya hecho pensar en la importancia de las copias de seguridad y de que tener ordenados los archivos para ahorrar tiempo y ser más productivos.
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Un poco de inflación
Hace algún tiempo que no escribo, por que he estado de vacaciones, y durante este tiempo he estado pensando, que con la que está cayendo a nivel económico, el BCE (Banco Central Europeo) necesita de más herramientas o armas para controlar las economías, pues como Banco Central no tiene suficientes herramientas para luchar contra la crisis, y contra lo que pueda depararnos.
Mientras tanto, ante el temor de un crecimiento a medio plazo de la inflación ha subido los tipos de interés oficiales, desde el 1% al 1,5% en dos subidas del 0,25%. Esto trae como consecuencia un crecimiento de los tipos de interés a abonar por los préstamos, nuevos o aquellos que contienen cláusulas de revisión, con lo que se reduce la cantidad de dinero que hay en circulación para consumir otros bienes y servicios. Esto redunda en una reducción de la actividad económica, y por lo tanto no facilita precisamente el crecimiento.
La pregunta es entonces, ¿por qué hace esto el BCE?
Vamos a ver un vídeo realizado por el BCE que he encontrado por Youtube, que puede que sirva para entender los motivos de este control tan intenso de la inflación.
Fuente: Youtube
Autor: BCE
Otro día seguiré revisando los motivos por los que el BCE no puede actuar como un auténtico Banco Central, que ayudará a explicara mucho los problemas con los "rescates" (que se les ha prestado dinero, sí, pero de regalarlo nada, que se les cobra unos intereses muy curiosos que hasta pueden restringir su crecimiento más tiempo) de los diferentes países "restacados", y hasta de los que fueron forzados a pedir el rescate (Portugal).
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Google Analytics o las estadísticas Urchin
Hace mucho tiempo no existía Internet, luego se inventó los orígenes de Internet, en aquella época se llamaba Arpanet, como origen de Internet no estaba mal, empezó a inventarse el correo electrónico, luego se inventó la world wide web (WWW) y otros muchos servicios, como el FTP (file transfer protocol o protocolo de transferencia de ficheros) y otras muchas cosas más, Yahoo, Google, etc.
Pues desde que se inventaron las páginas web, y desde que el uso de Internet se ha generalizado, se ha ido necesitando conocer datos de las personas que visitan nuestra web, ya que a diferencia de alguien que visita nuestra oficina o tienda, en Internet no teníamos una forma de saber más datos de nuestros visitantes, y potenciales clientes, para poder orientar mejor nuestras ofertas o nuestra información para que los visitantes puedan encontrarla fácilmente. Con ésta idea en 1998 una empresa de California decide dejar su actividad de hosting (alojamiento de páginas webs) y dedicarse al servicio de obtención de datos de visitas de páginas webs, la empresa cambió su nombre de Web Depot a Quantified, creando un software llamado Urchin. El software rompió en el mercado alcanzando un éxito importante entre las empresas de hosting, y se fue extendiendo su uso, pero había que ser un poco experto para procesar los datos y entenderlos, era bastante engorroso. Fue tal el éxito, que la empresa cambia el nombre de Quantified a Urchin inc. para aprovechar el tirón comercial.
En el año 2005, una empresa que estaba empezando a crecer mucho y ya tenía una cierta relevancia mundial (salió a bolsa en el 2004), llamada Google, decide comprar a Urchin y decide renombrar el servicio a Google Analytics y ofrecerlo de forma totalmente gratuita a todo el mundo. Urchin sigue disponible en otro formato de licencia y es totalmente compatible con Google Analytics.
Pues esta es la historia de esta magnífica herramienta, pero ¿para qué sirve?
Lo he mencionado antes, sirve para medir a los que nos visitan, y obtener informes muy detallados y específicos, que nos indican datos tan básicos, como desde donde nos visitan (la ciudad incluso) con el tiempo que han estado, las páginas vistas, etc. hasta datos más específicos, como el proveedor de red que le da el acceso a Internet o un análisis de los clicks que hacen nuestras visitas en nuestra web, representando en tanto por ciento la forma en la que usan nuestros visitantes nuestra web.
Todo esto, bien usado e interpretado, se puede convertir en una poderosa herramienta para interpretar si ese nuevo canal de comunicación que es nuestra web está siendo por nuestros visitantes y si su uso es sencillo para que lleguen a la información que ofrecemos.
La aplicación nos permite configurar informes específicos, o alertas que se nos mandan por correo a nuestra cuenta, o a la de varias personas, según la periodicidad deseada, y en el formato deseado, PDF, CSV, XLS, etc.
Esta herramienta se puede integrar con nuestras campañas de Google Ad-word sin ningún problema, facilitando conocer el coste por click de nuestras campañas, dando más información sobre nuestros visitantes para poder afinar mejor la experiencia de uso y aumentando la productividad de nuestro nuevo canal de comunicación con los clientes.
Para aprender a manejarlo, Google ofrece un curso totalmente gratuito, que puede conseguirse en Google Analytics formación, aunque el contenido del curso está en Inglés, se puede seguir y entender muy fácilmente, pues tiene muchas imágenes aclaratorias y las notas de lo que se dice están disponibles.
Espero que esta información sea de importancia para los que leen este blog y pueda serviros para aumentar vuestra productividad y la gestión de vuestra web.
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La productividad… Vamos a por ella (I)
Buenas a todos,
Llevamos mucho tiempo escuchando que en España si queremos salir de la crisis hay que aumentar la productividad, que no se puede seguir con la baja productividad y que hay que producir más a menor coste, incluidos los salariales.
Hasta aquí no hay problema, bueno, quizás hay uno, ..., ¿Qué es la productividad entonces?
Si lanzamos esta pregunta en la calle, podremos encontrar varias respuestas, pero mucha gente dirá:
- Ni idea (la más normal)
- Bajarse el sueldo
- Trabajar más horas
- Y un largo etcétera
La productividad no es todo eso, sobre todo lo primero, pero es una mezcla de factores que pueden parecerse a eso.
¿Y todo esto cómo se come?
Vamos por partes, lo primero es entender el concepto de productividad y luego lo vamos desglosando.
La productividad no deja de ser la relación entre lo que se produce, en las unidades que sean, es decir, coches, documentos ordenados en administración, metros cuadrados de pintura aplicada, etc, y lo que se invierte para conseguirlo, la cantidad de recursos que se aportan para que se produzca. Uff, vaya lío, vamos a ver si con un ejemplo, o mejor varios, puedo explicarlo mejor.
- Ejemplo 1. Fabrica de calzado.
El número de pares de zapatos es lo que sale de la fábrica, y es parte del indicador para medir la productividad de la misma, lo que entra en la fábrica es la otra parte del indicador, y sería, pues la mano de obra, trasladado a euros, los costes de los materiales, en euros otra vez, o los gastos fijos de las fábrica (luz, agua, amortización de máquinas, personal de administración, dirección, edificio o alquiler, etc.)
Como toda división, el resultado se puede aumentar de dos formas, o bien se fabrican más zapatos sin aumentar los recursos disponibles, o bien se reducen los costes que entran, es decir, se bajan los salarios o se despide a personal o se bajan los precios de los materiales o se bajan los costes de la energía o se bajan los sueldos los directivos, y así un largo etc. También se pueden dar las dos circunstancias a la vez, es decir, se aumente la producción y se reduzcan los gastos.
Referente a una mayor producción no significa que no se pueda tomar un café o un cigarro, al contrario diría yo, cada dos (2) horas es bueno parar un poco y descansar de la actividad que se esté realizando, al menos cinco (5) minutos para que nuestro cerebro se relaje y pueda volver a trabajar de forma adecuada...Entonces... eso no merma la productividad, pues no, no lo hace. Es una cuestión simple, si estamos más atentos a nuestro trabajo, podemos producir mejor e incluso aumentar la productividad, pues resulta que nos equivocaremos menos (equivocarnos siempre nos equivocamos está asociado a la condición humana) y si nos equivocamos menos, en el mismo tiempo producimos más.
- Ejemplo 2. Un restaurante de comida rápida.
Lo que se produce en este caso puede ser el número de clientes o de pedidos que se realizan, al final, el número de clientes satisfechos, y por lo tanto los euros que nos dejan en la caja, y lo que se tiene que introducir en el sistema para que se produzca son los gastos en horas de trabajadores, el alquiler de un local, energía, administrativos, publicidad y marketing, etc. Todo esto nos dará un nivel de productividad que será independiente para cada local.
Y se puede aumentar la productividad de muchas formas, comprando una nueva máquina que fría más rápido, o cambiando el proceso de atención a los clientes, por poner dos ejemplos. Es decir, la productividad se puede aumentar de muchas formas, pero no todas aportarán un porcentaje importante de aumento con respecto al coste de aplicar dichas medidas.
La pregunta ahora es...
¿Necesitamos realmente aumentar nuestra productividad?
Se puede ganar dinero sin tener la máxima productividad posible, aunque se ganará más dinero y nuestro negocio será más eficiente con la máxima productividad posible.
Vamos a ver una gráfica comparativa del índice de productividad, por desgracia no es muy actualizada, es correspondiente al año 2007.
Productividad según la OCDE en 2007
Lo que puede verse en la gráfica, es la aportación al PIB por cada hora trabajada por país durante el año 2007, valores en dólares.
Vemos que la media de productividad en la Unión Europea es mayor que la productividad española, y que está muy poco por encima de la media de la OCDE (la unión de los 34 estados más avanzados del mundo), por lo que siendo estos datos del 2007, hay que preocuparse por que los próximos años mejoren.
Pero en serio, ¿necesitamos mejorar? pues aunque parezca raro, y todavía no está muy claro el motivo, en España no se genera empleo hasta que el PIB crece a una tasa superior al 2%, por lo que se debe aumentar la productividad para que haya un aumento importante del PIB que genere empleo que se estabilice. Luego necesitamos aumentar la productividad, de eso no hay duda.
Y ...¿cuando dejaremos de aumentar la productividad? ¿cuando haya pleno empleo?
Pues no, los aumentos de productividad deberán ser constantes para absorber toda la masa laboral, pues muchas mejoras de productividad provocan desplazamiento de trabajadores a otras actividades, necesitándose recolocarse en nuevos puestos.
Vale, muy bien, ..., ¿pero cómo lo hacemos? ¿cómo aumentamos la productividad?
Eso lo vamos a ver en otro artículo, creo que por ahora unas 900 palabras sobre la productividad ya son bastantes.
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Y todo esto de qué va…
Buenas a todo el que pueda leer esto!
Este es mi primer post de la renovada página de JaPPSOFT.
A partir de ahora se ha convertido en un blog de Tecnologías de la Información (TIC), Consumo Energético y otras cosas que no sepa donde encajarlo.
Desglosándolo un poco:
- Tecnologías de la Información.
- Todo lo referente a la informática doméstica
- Nuevas tecnologías para las Pymes
- Nuevas tecnologías en general
- Consumo energético
- Aprender a analizar tu consumo energético
- Comprender tu factura de gas y de electricidad
- Optimizar la factura para reducir los costes
- Entender el mercado eléctrico
- Consejos para reducción del consumo energético
- Otros. Esta es la parte más difícil... Aquí pondré cosas que no encajan en todo lo demás, y que me pueda parecer interesante. Ya os iré informando...
Bueno, no está mal para ser el primer post, creo que por ahora es suficiente. Si has llegado hasta aquí, creo que podrás encontrar contenido interesante en este blog.
Mañana hablaré sobre la productividad, tan mencionada últimamente.